保存，适用于图书馆和档案资料，可以定义为:所有管理和财务方面的考虑，包括保存图书馆和档案材料及其资料所涉及的储存和住宿、供应、人员编制水平、政策、技术和方法。”1
作为一所致力于为学生、教师、学者和公众在未来很长一段时间内使用收集的机构，伊利诺伊大学香槟分校有义务确保长期获得这些材料及其知识内容。万博体育maxbetx据估计，图书馆的馆藏重置价值超过15亿美元，这是一项重大投资，几乎无法重建。大学必须关心这笔投资，否则就有可能无法获得很大一部分资金。为此，图书馆制定了相关的保存和保护政策，以解决机构的问题。
作为一个研究机构，伊利诺伊大学香槟分校的图书馆选择其大部分材料万博体育maxbetx的基础上，他们的永久价值的个人收藏，使用他们的学者和学生，以及整个机构。学科专家负责开发和维护馆藏，以满足用户和机构在未来很长一段时间的需求。因此，保存工作最好由专业专家在必要时与他们的同行、保存和保存办公室以及学术界的其他成员进行协商。
通过这样的咨询，保存和保护办公室帮助学科专家为他们的材料选择最合适的处理方法。使用可用的选项，保存和保护办公室通过仔细考虑项目对机构和更大的研究社区的价值来保护物质和智力访问。
通过合作馆藏管理和机构工作流程评估，保存和保护办公室还与图书馆内的其他部门合作，以尽可能及时的方式选择、处理和提供新馆藏。
1Mirjam M. Foot，“保护政策的构建模块”。(伦敦:国家保护办公室，2001):1。