转让项目包括:
- 正式记录:章程和细则、会议记录和程序、笔录、官员和成员名单;
- 办公文件:通信和备忘录(进出);有关项目、活动和职能的主题文件;财务和审计报告摘要;
- 记录政策、决定、委员会和工作队报告、调查问卷的历史档案;
- 出版物:协会或其分支机构发行的所有计划、期刊、专著、通讯、小册子、海报和公告一份;
- 视听:照片和录音;
- 会员与社团工作直接有关的个人文件;
- 图表和地图。
应记录的资料不转至档案馆的资料包括:
- 特定财务及会员交易记录，但摘要及审计报告除外;
- 传送信件，其中所传送的文件上有日期和路径信息;
- 在要求填写后要求提供出版物或资料;
- 所有空白表格和未使用的打印或复制材料;
- 所有材料副本:仅保留原件及批注件;
- 文件、报告、工作文件和草稿;已经出版了;
- 如果调查结果被记录并保存在档案中或发表在报告中，则回复调查问卷。
资料应按照记录创建者保存资料的顺序转移。发货时应附上一封信，简要说明该材料并描述与之相关的活动。
注意:所有信息格式(如出版的、打字稿、视听和电子数据，如计算机磁盘和文件)都适合考虑进行传输。对于需要任何机器干预的格式的文件，如录像带、显像管和所有计算机文件，应考虑转移访问文件所需的设备，或最好将文件转换为档案馆用户可访问的格式。对于所有此类材料，强烈鼓励尽早与档案管理员协商。
此列表旨在作为一般指南。如果对未列出的记录有任何疑问，或对特定记录系列的保留或处置有任何疑问，请致电(217)333-0798联系威廉·马赫。