大学档案馆成立于1963年，是所有大学行政和学术单位的所有非当前，不活跃的官方记录的存储库。根据本法第六条第四节的规定《大学组织与程序总则，档案馆保存并将这些文件提供给各大学单位、学生和学者，以帮助他们研究该机构的历史和学科的发展。该大学的记录为历史研究提供了丰富的资源，并支持当前的行政需要。以下指南将帮助教师和工作人员识别档案中适合转移到档案馆的部分。
请注意:所有从校园单位转移或存放材料必须事先获得批准。通过完成并提交一个记录转移表格，你将帮助我们决定如何最好地保存记录或个人文件。大学档案馆还要求所有转移到档案馆的办公室文件都要附有一个以文字处理或文本文件存储的转移列表。手写的清单不被接受。由于人员配备和空间的限制，有必要在任何记录转移前与档案馆协商一个抽屉或更大的文件，以确保材料是适当的，并在档案保存的条件下。
通常转往档案馆的记录包括:
- 大学团体章程、章程、会议记录、成绩单、职员名单;
- 办公文件:有关项目、活动和职能的通信和备忘录(传入和传出)以及主题文件;
- 记录政策、决定、委员会和工作队报告、调查问卷的历史档案;
- 出版物:由大学或其分支机构发布的所有通讯、期刊、小册子、专著、计划、海报和公告的一份记录副本;档案应放在学院、系和办公室的邮件列表中，以便接收所有未来的出版物;
- 视听:照片、电影、声音和录像;
- 学生、教师和工作人员与大学工作有关的个人文件。
注意:所有信息格式(如出版的、打字稿、视听和电子数据，如计算机磁盘和文件)都适合考虑进行传输。对于需要任何形式机器干预的格式的文件，如录像带、显像管和所有计算机文件，应考虑转移访问文件所需的设备，或者最好将文件转换为档案馆用户可访问的格式。对于所有此类材料，强烈鼓励尽早与档案管理员协商。
一般不应转让但经谘询档案保管员后安排处置的档案包括:
- 具体金融交易记录;
- 例行的传递信和确认信;
- 非个人地址的函件，例如“院长及董事”备忘录(发信人员发出的一份记录副本除外);
- 在要求填写后要求提供出版物或资料;
- 答复调查问卷，如果调查结果已记录并保存在档案馆或已出版的报告中。
当行政用途不再需要时，可直接从办公室弃置的物品包括:
- 所有空白表格和未使用的打印或复制材料;
- 其他复印件:仅保留原件及批注件;
- 已发表的论文、报告、工作底稿和草稿;
- 文物和纪念品。档案馆不收集与大学历史有关的非文献物品，除非这些物品非常重要且体积和状况可管理。请致电档案管理员讨论保存这些物品的选择。
材料应按创建和保存在校园办公室的顺序转移。转递时应附上一封简要说明材料和描述与之相关的活动的信件。
该列表旨在作为一般指南，如果有关于未在此列出的记录或关于特定记录系列的保留或处理的问题，请致电大学档案管理员，电话:333-0798，或电子邮件:档案馆illiarch@illinois.edu．
有疑问的时候，不要把它扔掉!