档案管理员擅长评估文件、照片、文件、电子材料和其他记录的法律、行政和历史价值。我们帮助捐赠者确定应该保存的材料，以供他们的研究兴趣和未来使用，包括教师论文。
虽然不是所有的文件和记录都在我们的范围内集开发声明，本页提供了一些关于捐赠“个人文件”(即材料不是官方的大学记录或组织记录)到伊利诺伊大学档案馆的过程的指导。万博体育maxbetx校园办公室或外部组织的代表可以在其他资源中找到有关转移记录或存放记录的信息。
由于资料的研究价值会因物品被移除或重新排列而降低，因此我们鼓励捐赠者在丢弃或重新排列资料前与档案管理员联系。有关向档案馆捐赠个人文件的事宜，请与档案馆工作人员联系或致电(217)333-0798。
这个过程
档案保管员与捐赠者密切合作，确定适合保存的材料。根据所涉及记录的数量，我们可能会对所收集的资料进行盘点或调查。如有必要，我们将咨询保管员或具有其他专业技能的人员。在这项工作的基础上，我们为要采取的具体行动提出正式的建议。在档案保管员和捐助者原则上同意这些材料值得保存后，档案保管员将安排将文件或记录运送到档案馆，在那里它们将被加入并储存起来，由档案保管员或在密切监督下工作的学生进行处理、整理和描述。
当捐赠人审阅并签署捐赠协议时，捐赠人向学校合法转让材料。赠与契据正式将材料的所有权转移到大学。大学不能将材料和人力投入到不属于它的收藏中。因此，我们只在非常罕见的情况下接受教师、个人或家庭材料的存款或贷款。
以下类型的信息可能具有存档价值，但这不是一个完整的列表:
- 对应
- 日记
- 演讲/讲座
- 专辑/剪贴簿
- 回忆录/回忆
- 照片
- 专业的文件
- 家谱或传记资料
- 电影
- 录像带和录音带
版权
版权一般属于作品和其他原创材料(如照片和音乐)的创作者，并且可以合法转让。为了使学者能够轻易地从收藏中引用，该部门鼓励捐赠者将他们在捐赠论文中拥有的任何版权转让给大学。版权转让还允许档案馆和图书馆在有必要或有用的情况下在线提供资料的数字副本。
税收减免评估
在某些情况下，捐赠者可能会因捐赠手稿集而获得税收减免。鼓励捐赠者与他们的税务会计师或律师讨论这种可能性。根据法律规定，大学工作人员不能提供税务建议或评估藏品的货币价值。我们能够为捐助者提供一份手稿鉴定人员名单，但捐助者有责任安排并承担任何鉴定的费用。
藏品保管及保养
藏品保存在环境控制、安全、封闭的金库区域，不得在档案馆外流通。工作人员在有监督的阅览室检索它们以供研究使用。当该部门关闭时，存储区域由安全人员和图书馆和大学的系统保护。
为了提供研究机会，藏品由研究生和本科生工作经验丰富的专业档案管理员安排和描述。他们准备描述性指南和框/文件夹列表。所有的描述性信息都放在我们的网站上，研究人员使用指南来选择要研究的材料。为了提供有关该部门财产的信息，描述性记录还与国家数据库共享，如WorldCat和ArchivesGrid。
收藏品可能包含需要处理以确保其长期保存的材料。如有必要，工作人员档案管理员可以咨询并与图书馆保存部门的专业保护人员合作，以决定适当的处理方式。
访问限制
敏感材料可以在收藏品中找到。必要时，档案馆工作人员将与捐赠者讨论限制部分藏品的可能性，以保护捐赠者或其他人的隐私。虽然我们希望所有的论文和记录都能被研究人员访问，但我们通常会同意在有限的时间内接受合理和公平的限制。
货币支持
对有价值的藏品进行物理和智力控制是昂贵的。鼓励有能力的捐赠者为其论文或记录的整理、描述和保存提供资金支持。
本页中的信息部分基于耶鲁大学手稿和档案部门的工作人员开发的资源。
最后修订2012年2月3日，cjp