描述特定副本的独特方面的信息应添加到目录中一般馆藏的项目记录或特殊馆藏的馆藏记录(MFHD)，而不是书目记录如下。描述所有副本的信息将保留在第500栏的书目一般说明中。
图书馆以前的政策是将所有特定于副本的注释放在MFHD的5XX字段中。如果您不确定哪个字段应该用于特定的注释，请与CAPT目录和元数据工作组．
以下注释是伊利诺斯州最常用的:
| 注意类型 | 项目记录 | 持有的记录 |
|---|---|---|
| *礼品书(公共或私人便签) | 内部/公开说明 | 541 |
| 更换副本 | 项目内部说明 | |
| 专项资金采购资料(虚拟书板) | 项目公开说明 | 541 |
| Bound-withs | 562 | |
| 伊利诺斯州的晋升和终身职位 | 项目公开说明 | |
| 印刷变化，缺页等。 | 项目公开说明 | |
| 获取票据的直接来源 | 项目内部说明 | |
| 所有权和保管历史 | 561 | |
| 副本和版本识别说明 | 项目公开说明 | |
| 绑定信息 | 563 | |
| 访问限制说明 | 项目公开说明 | |
| 操作注意 | 583 |
*根据礼品类型，可在物品记录或持有记录中添加礼品备注。
用于标记供图书馆工作人员内部使用的内容，如非公共内容礼物，更换副本,获取票据的直接来源．
用于为大众记录内容，如伊利诺斯州的晋升和终身职位，印刷变化，缺页，副本和版本识别说明,访问限制说明．所有添加到物品公共说明字段的信息将出现在Primo的Get It/Details选项卡。
＊用特殊资金购买的材料(虚拟书板)可以添加项目记录公共笔记或持有记录541字段，具体取决于笔记的类型。请与CAPT目录和元数据工作组．
例如:晋升和终身职位书刊(实体书刊)
万博体育maxbetx伊利诺伊大学图书馆的书板:为了纪念XXX，学院，晋升到排名，年。
用于记录所述材料的直接采购来源的信息。
如果捐献人已与图书馆合作，要求将其姓名列入记录，则应使用公众捐赠券;一般送礼应使用私函。
指标:
1圣指示器(隐私):
# -没有提供任何信息
0 -私人
1 -不私密
2nd指示器未定义。
子字段使用:
$a -获取来源
$c -取得方法
$d -收购日期
下面的例子包括541字段以及项目记录中的内部和公共注释
例如:公共笔记
5411# $c礼物;约瑟夫·l·勒夫教授;d 2017美元。
例如:私人笔记
如果多套卷中的一卷是礼物，请指定3美元的卷:
541 0 #3美元5节$ c礼物;d 2017美元。
1 # 5413美元2$ c礼物;约瑟夫·l·勒夫教授;d 2017美元。
用于记录有关所述材料的所有权和保管历史的信息，从它们的创建时间到它们的加入时间，包括单个项目或项目组第一次在当前的安排或整理中聚集在一起的时间。不打算记录获取来源，应在第541栏中记录。
第561栏一般不应用于图书馆的一般馆藏。如果你有一个项目认为领域561是合适的，请联系CAPT目录和元数据工作组．
用于记录当存在或可能存在多个副本或版本时所持有的材料的副本或版本的区别信息。
此类说明的例子包括:关于某件作品是限定数量的限量版的信息;签名副本;或者在印刷品上有轻微的变化，比如较大作品的印版，或者缺页。
例如:限量版的指定数量
书目记录:500 ## $一个限量300份。
MFHD: 562 ## $一个编号为37的300个编号副本。
例如:签名副本
作者亲笔签名，献给……
例如:印刷上的细微变化，缺页等。
562 ## $a失踪p. 33-36。
示例:bound -withs(将多个标题绑定在一起成为单个物理项)
对于装订在一起的3个或更少标题的卷，在562字段中包括以下注释，并对每个标题进行简要引用:
562 ## $装订卷包括X标题:作者姓，作者首字母。1.标题。酒吧的地方。:出版商，日期——作者姓，作者首字母。2.标题正确。酒吧的地方。:出版商，日期——作者姓，作者首字母。3.标题正确。酒吧的地方。:出版商，日期。
对于有4个或4个以上标题的卷，请使用:
562 ## $装订卷包括X标题。
在每个例子中，X应替换为绑定卷中的标题数量。
字段562还用于记录项关联的集合标题。
562 ## $一个内森奥斯汀韦斯顿纪念图书馆。
装订资料:主要用于古物材料、珍本书籍和其他特殊收藏的装订资料不适合在出版后装订在一起以供搁置和存储。
第563栏一般不应用于图书馆的一般馆藏。如果你有一个项目，你认为第563字段是合适的，请联系CAPT目录和元数据工作组．
第583栏用于记录图书馆参与的各种保留倡议的说明。有关现有583张附注的问题，请向CAPT目录和元数据工作组．
单卷文献记录不应改为多卷文献记录，反之亦然(即使只是在Alma中)。要么在OCLC Connexion中找到合适的记录，要么将作品发送到原始编目。
副本编号与持有的总数量(项目)相关联，而不是编号。(CAPT CMWG 2020年5月)
在添加卷时，如果一个拥有第三个副本的保存记录的库拥有卷1和卷2，则接收卷4，它将是“cop。3”，不管前三份的持有记录是否有卷4。
每个部门的图书馆都有自己的丢失位置，丢失的项目将被移动到丢失的位置。
将项目位置更改为每个部门图书馆下的子图书馆位置“撤回”。
有关更多信息，请参见退出项目页面。
也可以参考图书馆的资料数字时代的留存政策．
