通常转往档案馆的记录包括:
- 正式记录:章程和细则、会议记录和程序、文字记录、官员和成员名单
- 办公文件:与项目、活动和职能有关的通信和备忘录(传入和传出)以及主题文件
- 记录政策、决定、委员会和特别工作组报告、调查问卷的历史档案
- 出版物:由协会或其分支机构发行的所有计划、期刊、专著、通讯、小册子、海报和公告的一份记录副本
- 视听:照片和录音
- 会员与社团工作直接有关之个人文件
- 图表和地图
一般不会移交档案馆的资料包括:
- 具体的财务和会员交易记录
- 传送的信件，其中日期和路径信息在传送的文件上
- 已填妥的刊物或资料的索取
- 所有空白表格和未使用的打印或复制材料
- 所有材料副本:只保留原件和批注件
- 文件、报告、工作文件和草稿;已经出版了
- 如果调查结果被记录并保存在档案中或发表在报告中，则回复调查问卷
有疑问的时候，不要把它扔掉!