2008-02-28
伊利诺伊大学图书馆的档案管理员相信他万博体育maxbetx们已经建立了一个更好的工具包。他们新的在线收藏管理程序叫做执政官它有很多吸引人的特点——其中最重要的一点是，它是为“技术资源和知识有限的孤独档案管理员”开发的，斯科特·施瓦茨说，他是该软件程序的开发者之一，也是伊利诺伊州的音乐和美术档案管理员。
最先进的工具也是免费的，适用于任何机构设置，易于下载和使用。
Schwartz说:“我们希望我们的应用程序对那些无法充分利用当前正在开发的工具的小型单人存储库特别有用。”
据大学助理档案保管员和联合项目主管克里斯·普罗姆(Chris Prom)说，开发人员知道该系统必须满足员工的需求。
普罗姆说:“但它真正的特别之处在于，它让用户更容易接触到档案的内容。”这个程序会自动创建自己的可搜索网站。它基于对人们如何搜索和使用档案材料的广泛研究。”
Prom表示，用户现在可以“在一个地方浏览和搜索我们的所有信息。他们可以看到我们扫描过的照片和其他材料，以及只有在搜索室才能看到的相关材料的描述。”
施瓦茨说:“从本质上讲，我们的主要目标是创建一个工具，让公众能够立即访问档案中发现的各种历史文件和记录的信息。”他指出，Archon有英语和西班牙语两种功能。
设计的重点是鼓励有效的工作流程。
施瓦茨说:“我们不希望任何人为了在当今的网络环境中向公众提供他们的藏品，而不得不学习档案专业所要求的复杂方法或标准。”“我们采取了极简主义的方法，但没有牺牲专业标准。我们认识到人们和研究人员需要访问档案馆保存的历史文献，并开发了工具，帮助档案管理员和公众掌握掌握这些重要的访问需求。”
“执政官”项目是档案行业为加强图书馆、档案馆和博物馆历史文件的管理，以及公众对这些记录中所包含的物质和知识内容的访问而进行的两项主要规划工作之一。另一项工作被称为档案管理员工具包，是梅隆基金会资助的几所大学的合作项目。
施瓦茨和Prom把他们的产品开发比作在家里的车库里做一个小成本的diy项目。
Prom说:“我们知道我们想要什么，但每次我们添加一个新功能时，我们都会想到接下来要添加的东西会更好。”
可以肯定的是，档案管理员在建造执政官时得到了一些帮助。几个“非常有才华”的本科生完成了大部分的编程工作:来自马里恩的Kyle Fox，首席开发人员，计算机科学专业的大四毕业生;还有来自Chatham的Chris Rishel，他是2007年之前的首席开发者，主修计算机科学和化学。
Prom表示，开发《执政官》是“一个非常有机的过程”。“如果我们没有这样一个才华横溢的团队，没有克里斯和凯尔在开发过程中的每一步带来的伟大想法，就不会有今天。”
“我们提供了愿景和一套期望，让学生们按照它运行，”施瓦茨说苏萨档案和美国音乐中心在伊利诺斯州。Schwartz使用Archon管理大型Sousa集合数据库。档案馆和中心是大学图书馆和大学档案馆．
自从施瓦茨和Prom在2006年8月美国档案学家协会的一次会议上介绍了Archon以来，它已经被下载了近900次;各种存储库已经完成了117个程序的安装;全球约有25家机构已向执政官承诺。这些大学包括威廉玛丽学院、普渡大学、南伊利诺伊大学、休斯顿大学和西佛罗里达大学。
“我们是一个遍布北美和欧洲的用户社区，”施瓦茨说，“我们的社区还在继续壮大。”
艾米·辛德勒(Amy Schindler)是威廉玛丽学院特别收藏研究中心的大学档案保管员，也是社区的一员。她把这个新的管理项目称为“执政官奇迹”。
“这是用户第一次能够在特殊收藏研究中心的卡片目录之外搜索少量的大学档案收藏，也是第一次可以通过同一个界面搜索大量的手稿收藏和大学档案收藏——无论是电子目录还是卡片目录。”
伊利诺伊州庞大的大学档案图书馆也意识到乘坐执政官快车的好处。
“这对大学来说是一个很好的资源，”Prom说，仅就照片而言，他在过去几个月里就增加了3000多张照片，任何人都可以从大学档案网站上浏览、搜索和下载。Prom希望不久的将来，图书馆能将其重要而受欢迎的伊利诺伊州历史和林肯藏品纳入执政官，执政官是希腊语，意思是“统治者”或“国王”。据说，在执政官的房子里，所有政府文件和记录都保存着。
新闻项目由安德里亚·林恩，人文编辑，伊利诺伊大学新闻局，最初发表在以下URL:
http://www.news.uiuc.edu/news/08/0219archon.html．
你有想加入图书馆新闻与事件的故事吗?如有，请联系希瑟·墨菲（hmurphy@illinois.edu）.