2008年9月15日行政会议

1.VU Find (World Cat Local) - Lynn Wiley - 10分钟

2.打印工时表-所需数字审计- Scott Walter - 10分钟

3.Desk Tracker软件演示和讨论- David Ward, Scott Walter- 20分钟

4.图书馆资助政策的修订-贝斯·桑多尔，凯西·维奇- 45分钟

5.公告

Paula Kaufman，主席，Tony Hynes, Bill Mischo (Tina Chrzastowski)， Beth Sandore, Diane Schmidt (Greg Youngen)， Scott Schwartz, Sue Searing, Marek Sroka, Mary Stuart, Tom Teper, Scott Walter, David Ward, Lynn Wiley;参观者:凯西·维奇;录音:金·马瑟利

1.VU Find(世界猫本地)-林恩威利

(见附件)

下一代目录工作组正在研究下一代目录的几个选项。CARLI的VUFind是标准WebVoyage的一个新选择，看起来很有前途。

该集团将尽快为员工建立一个论坛，向他们展示如何使用该系统。还将有一个中间网页和教程。他们计划在11月1日前向用户发布。

2.打印工时表-审计数字需要-斯科特沃尔特

斯科特提出了一个表格，上面列出了接收信息的最后期限和打印时间表的时间。他还分发了一份单位清单和他们通常收到的时间表。斯科特希望各单位审查进度表和数字，并确定它们是否收到了所需的进度表数量，或者是否可以做出改变，以减少定期打印和分发给各单位的工时表。

其中一些问题是，单位没有及时更新他们的时间，这些(和其他)错误导致要求重印，这对图书馆(和环境)是有代价的。一些单位表示，他们不需要那么多的临时、休息和考试时间安排。一些建议是把url打印在一张卡片上，这样就可以分发出去了。将日程安排以PDF格式保存，以便于更改。只打印带有图书馆列表和电话号码的地图。Scott和Jeff Schrader将感激所有的反馈。

3.桌面跟踪软件演示和讨论-大卫沃德，斯科特沃尔特

这是一款帮助跟踪参考问题和ARL统计所需的其他信息的新软件。它允许在清扫周期间进行例行报告，并且可以定制用于人们想要跟踪的其他事情。该软件还可以全年用于单位跟踪自己的统计数据，单位可以生成自定义报告。报表可以使用Excel电子表格中的任何字段运行。

很快就会有培训课程，这样人们就可以开始使用这个软件了。

4.图书馆资助政策的修订-贝斯·桑铎，凯西·维奇

Beth Sandore提出了一份关于图书馆赠款和奖励准备、提交和报告的修订政策草案。图书馆信息技术办公室负责监督拨款和奖励。Beth和Kathie Veach(图书馆业务办公室赠款和合同专家)与调查人员一起准备提案。随着提交提案的数量和提交提案的要求的增加，图书馆和OSPRA在提交提案之前都需要更多的时间来审查提案。

礼品现在可以在推进阶段处理了。许多拨款提案正在网上提交。图书馆业务办公室负责最后的提交工作，但由OSPRA提交的除外。修订后的政策草案推荐了一个新的时间表，主要是由于OSPRA(赞助项目和研究管理办公室)将审查和处理G&C所需的时间增加了一倍。因此，贝丝和凯西会在内部期限上更加严格。另一个问题是教师个人时间的成本分担。OSPRA目前正在密切跟踪这一情况，这意味着研究人员需要跟踪他们在各种拨款提案上投入的时间的百分比，除非极少数情况，否则不要超过20%。此外，如果你的补助金中有人离开了，或者他们的情况发生了变化，他们不能再履行他们的承诺，这个承诺仍然必须由其他人来维持。去年提交的两份图书馆资助申请中就有一份获得了资助，这是图书馆调查人员取得成功的良好记录。贝丝要求各部门研究新政策，并计划对任何修订提出建议，并在下次会议上批准。 Please send any questions or concerns to grants@library.uiuc.edu ．

5.公告

David Ward宣布，他和Kathleen Kern的ICR拨款提案的最终版本:聊天参考:开发工具来增强和扩展一个流行的服务，将于10月作为本科生和参考的试点推出。凯思琳和大卫打算在今秋晚些时候测试完成后，为协作软件添加尽可能多的图书管理员和部门。我们应该很快就会看到关于它的宣传，在不久的将来会有员工培训。

Lynn Wiley宣布，我们已经邀请了三家供应商展示他们的服务，以满足图书馆专著合同的RFP要求。下周的演讲时间如下:9月16日(星期二)COUTTS将于下午2:30-5点在GSLIS 126教室进行演讲，9月17日(星期三)Blackwell将于9:30-12点在GSLIS 126教室进行演讲，9月19日(星期五)YBP将于9:30-12点在主图书馆66室进行概述。评估组将在这三家公司报告当天分别与他们会面，并将对这三家公司进行排名，以获得合同授予的建议。评估团队包括:Wendy Shelburne, Mary Schlembach, Paula Carns, Lisa Romero, Kathie Veach和Carla Dodd是我们合同的采购联系人。

汤姆·泰珀(Tom Teper)宣布，节能主任特里·鲁普雷希特(Terry Ruprecht)将参加9月份的教职工会议，讨论校园和图书馆的节能问题。