虽然我们是在学术环境中，简单的语言将帮助我们所有的用户更快地完成他们的工作。简单的语言也将确保我们的内容是容易访问的我们有很多不同的用户．简单的语言是如此重要，以至于有一个联邦授权在所有政府网站上使用。
尽量用一种“商务休闲”的语调。
图书馆是关于收藏、资源和服务的，但它们也是关于人的。展示我们人性化的一面将帮助用户发现图书馆不那么令人生畏。
- 友好、直接、有帮助。
- 称呼用户为“你”，称呼我们为“我们”，这是可以的。
- 宫缩是可以的。
(感谢印第安纳大学图书馆的Courtney McDonald提出了“商务休闲”一词来描述网站语音。)
使用主动语态。
主动:续借图书馆的书……
被动:图书馆的书可以续借……
提示:有时很难识别被动语态。丽贝卡·约翰逊博士建议在动词后插入“by zombies”，如果句子仍然有意义，那么你是在使用被动语态。
使用对将来时态友好的语言。
避免使用在事件发生或人员离开后需要更新的语言。
- 与其说“新教室将于2015年9月开放”，不如说“2015年9月，教室已开放……”
- 提到职位，而不是人(“图书馆馆长”vs.“约翰·威尔金”)，除非你提到具体的人很重要。
- 对于服务或团体，通过团体电子邮件地址提供联系信息，而不是具体的个人。
- 避免使用描述页面上某物位置的定向语言。例如“在页面的左上角”(这对辅助技术用户没有用处而且这个界面可能会改变)。
如果可以使用简单的单词，就避免使用学术的、正式的或复杂的单词。
使用简单的词语而不是复杂的词语。
使用简单的措辞:
- 利用→使用
- 确保;确保
- 为了…→
- 除了可能的例外→除了
- 在哪个时间→什么时候
- 尽管……尽管
- 例如:→例如
有关更多示例，请参见gov简单单词和短语列表．
提示:试试XKCD简单编写器用来识别过于复杂的单词。
避免不必要的库术语。
行话对图书馆来说是一个持续的挑战。应该避免对用户没有价值的行话(例如OPAC)。
不要使用内部标签和单元名称。服务可能由CAS或RIS提供，但用户不需要知道这一点。同样地，我们可以在内部使用术语“libguides”，但首选的面向外部的标签是“Library Guides”。看到命名约定更多例子。
在需要的时候使用专业术语(例如，VPN，数据库)，只要确保围绕它的上下文提供了足够的含义或用简单的语言解释它。
使用我们用户使用的语言。
用户经常使用与我们不同的语言。如果你想要你的内容被找到，确保包括他们的条款和“官方”条款。
更多例子，见EBSCO研究”你的学生使用图书馆用语吗?”
使用包容的语言。
- 如果你的主题性别未知或无关紧要，可以使用“they”、“them”和“their”作为单数代词。
- 不要用“one”、“he/she”、“s/he”、“he or she”等。
想要更多吗?看到有意识的风格指南更多关于残疾、年龄、性别等方面的写作建议邮件黑猩猩的内容风格指南的写作翻译关于为国际读者写作的更多建议。
避免使用比喻性语言。
避免使用习语、俚语和陈词滥调，因为它们对一些用户来说可能很难理解。