阿尔玛基金经理培训

Alma用于管理图书馆的所有采购数据，包括采购订单、发票、资金和供应商记录。2004年的收购数据可在Alma查阅。

阿尔玛的权限

为了查看收购数据，您需要将Purchase Request Operator角色分配给您的Alma用户配置文件。请注意，基金经理需要为员工和ga请求这种访问权限。请使用此请求权限形式并在采购部分下选择“购买请求操作员”角色。

阿尔玛URL

https://go.library.illinois.edu/alma

导航

  • 首选浏览器:Chrome
  • 使用Alma内置的后退按钮，而不是浏览器的后退或前进按钮，以获得最佳导航。
  • 屏幕顶部的功能区域将根据您在Alma中所拥有的角色而变化。对于Purchase Request Operator角色，它将添加收购。
    • 请注意，虽然它不能从Alma显示中删除，但我们目前没有使用“购买请求”功能。
  • 持久搜索栏是所有搜索开始的地方。

搜索

收购数据的最佳搜索类型:

  • 所有标题-包括电子资源和所有印刷
  • 收购搜索:
    • 订单行-包括通过采购信息进行搜索的能力(例如订单号)
    • 供应商
    • 基金
    • 许可证-未使用

上下文很重要!当单击搜索结果中的标题时，执行何种类型的搜索将决定检索哪种类型的记录。

搜索机构区(IZ)查看收购数据。

订单

搜索订单

  1. 所有标题搜索
    • 从持久搜索栏在机构区进行所有标题搜索。
    • 简短的书目信息出现在这个屏幕上。单击标题将检索完整的书目MARC记录。
    • 如果您具有Purchase Request Operator角色，则在Orders旁边单击超链接号码以访问购买订单行
  2. 订单搜索
    • 这种类型的搜索直接搜索PO行，并为搜索收购信息(如PO号或POL号)提供了比标题搜索更多的选项。
    • 当从订单线搜索中单击标题时，订单线的详细信息将立即可见。

采购订单行详细信息

侧边栏

  • 订单线:用于标识此标题的订单的唯一编号。请在与采购部工作人员沟通特定订单时使用此号码。
  • PO:此PO行所附的采购订单编号。一个PO可能有多个PO行。点击此编号查看PO请注意，与订单相关的注释可能出现在订单行或采购订单本身。
  • 状态:PO线的状态。通常会遵循以下顺序:
    1. 在检查中
    2. 发送
    3. 等待付款(适用于一次性订单类型)/等待续期(适用于续批订单类型)
    4. 关闭
  • PO线类型:物料类型和PO线是连续订单(如订购、常备订单)还是一次性订单的组合。
  • PO线所有者:将是技术服务或法律
  • 发送日期
摘要选项卡

  • 订购的物品
    • 图书馆/位置
    • 接收日期:如果项目已经收到，日期将出现在这里(注意，这不是从我们以前的系统，Voyager迁移的许多订单的情况。然而，它们通常会在Receiving note字段中显示日期。)
  • 供应商信息
    • 材料供应商:供应商名称及帐户
    • 其他字段用于申请
  • 定价
    • 物品价格
  • 资金
    • 基金名称、代码及支付该项目的基金金额。
    • 点击基金名称将带您到基金记录的交易选项卡。要查看该基金的信息，请单击Summary选项卡。
  • PO线详细信息-有用的字段
    • 发票状态:该项目是否已支付。
    • 报告代码:对应Banner活动代码，反映素材类型。如果您熟悉Voyager中的报告资金，请注意这些是那些的替代品，只包括活动代码部分(例如“打印专著- 611”)。
    • 标识符:ISBN/ISSN或其他识别号码
描述标签
  • 从书目记录中获取的书目信息。
警告标签
  • 采购人员
发票行选项卡
  • 任何与此订单线相关的付款
相关PO线、通信、感兴趣的用户选项卡:
  • 目前未使用
历史
  • PO变更的历史记录
笔记
  • 采购人员在采购订单线级别输入的注释。可能还有PO级别的注释。
附件
  • 不习惯

第一的观点

Primo将在Get It部分中将该项目显示为On Order。

基金

搜索
  • 按配置基金名称或代码搜索。
  • 搜索将自动默认当前财政年度。
  • 如果需要，可以使用屏幕左侧的facet缩小搜索范围。
  • 报告资金说明:如果您熟悉Voyager报告资金(例如-611)，请注意它们并没有迁移到Alma。相反，只有分配级别的资金迁移，我们在PO行中使用报告代码来跟踪活动代码。

  • 显示基金结余
    • 分配平衡-本财政年度的原始拨款。
      • 请注意，在财政年度开始时，这个数字是不正确的，直到预算确定，图书馆业务和人力资源服务中心更新了它。
    • 消耗的平衡-支付总额
    • 现金余额-已分配余额减去已支出余额
    • 的平衡——总基金已负担/承诺但尚未支付的金额
    • 可用余额-已分配余额减去负担余额和支出余额
摘要细节
  • 单击基金名称可检索基金摘要详细信息。
  • 摘要:在搜索结果视图上的余额为。
  • 交易:任何资金转移以及基金的所有分配、产权负担和费用。
    • 来检查基金转移，点击“过滤”选项，然后选择“转移”:

    • 指定的注释可以通过单击省略号(…)在转账行上单击视图．

基金报告

显示基金结余和按基金订购的标题的报告也可提供。资料可按基金经理名称或基金代码查询。有关如何访问这些报告的信息可在阿尔玛基金报告页面。

戈壁与阿尔玛一起改变

已经更新了几个选项以配合Alma。

  • 图书馆和报告代码字段已添加到订单详细信息，必须在模板中更新。
  • 联系收购以帮助更新模板。
  • 现在的基金是分配级别的基金，而不是旅行者报告级别的基金。