本文件概述了五年期单位首长审查的程序步骤。概述一般程序的核准政策文件载于以下网址:单位主管和助理大学图书馆员:任命，评价和工资的行政组成部分．
- 时间表:审查过程大约需要4个月。理想情况下，它应该在一月开始，这样它就可以在四月完成，然而，有时审查发生在这个周期之外。
- 首先，执行委员会选出四(4)名成员担任审查委员会(各有一名代表:EC(主席)、AC、LSSC和LCAP)。所有成员必须从一开始就明白，这一过程是高度机密的，审查过程的完整性至关重要。
- 委员会主席，通常是欧共体代表，应与单位负责人会面，概述审查程序，并要求单位负责人提供下列文件，然后由委员会审查。(请参阅程序文件夹内“有关5年单位首长检讨的函件样本”):
- 单位负责人期望在上次任命时与院长约定(如没有，请使用职位描述)
- 目前的工作描述
- 单位过去五年年度报告
- 当前简历
- 一份简短(2页)的书面自我评价
这份简短的报告提供了部门负责人对他或她在过去五年的成就、挑战和机遇的看法，以及当前的目标和困难，以及未来五年的期望。这份报告应该围绕之前建立的单位负责人期望的框架，由单位负责人与图书馆院长合作建立，并清楚地说明这些概述的期望是如何达到或未达到的，以及为什么。
- [可选]主席(与全体委员会一起或不一起)可以选择与评估协调员会面，讨论评估模式，获得关于调查结构、访谈问题和其他绩效评估选项的反馈。
- 委员会成员(主席或其他指定人员)应向该单位工作人员发送信息，概述审查过程和目的，并要求他们对匿名调查作出回应。示例问题包含在这个EC文件夹中。问题应酌情修改。
- 确认在图书馆内但不在单位内的个人，以及在图书馆外(如有可能)将与单位主管面谈的个人。
- 向单位负责人询问建议的名字，并选择2-4人进行面试。因为这个过程是作为一个单位负责人来评估工作，所以最好有最适合把单位作为一个整体来考虑的个人的名字，而不仅仅是一个特定的主题领域。(可与上述其他资料同时填写。)
- 在某些情况下，可能只咨询图书馆个人(单位外)，如部门协调员，一个或多个助理助理或主任，以及图书馆人力资源部门的适当人员。但是，最好向单位负责人询问个人的姓名，这些人可能能够说明作为单位负责人的整体工作，以及单位如何运作。
- 确定委员会面试官，并设置与外部人员面对面/Zoom面试的时间(参见EC文件夹中的示例问题，但这些问题应酌情修改)
- 作为信息收集过程的最后一步，单位负责人应与全体委员会或仅与主席(视情况而定)进行面谈，以解决任何悬而未决的问题或澄清的问题。委员会根据审查的文件、调查和面谈结果，为单位负责人面谈制定重点和问题。(请参阅此EC文件夹中的示例格式。)问题应针对单位负责人，并尝试进一步探讨因审查文件/调查和访谈结果而产生的任何问题/关注。
- 然后，委员会将按照以下准则撰写两份报告，并提交给大学图书管理员:
- 一封序言电子邮件，提供关于过程的观察和任何特别需要注意的东西
- 一份总结报告，系主任会将此报告送交系主任。该报告应包括:
- 概述，概述检讨的主要活动
- 数据和主要发现的解释，应简要强调评估数据中出现的主要主题
- 机遇与挑战-本节重点介绍了该部门未来五年的主要问题和机遇
- 一份由大学图书馆员审阅的完整报告。该报告应包括:
- 委员会费用及成员
- 收集的数据摘要(相关的统计数据和定性数据)
- 对所收集数据的观察
- 机遇与挑战-本节重点介绍了该部门未来五年的主要问题和机遇。在某些情况下，委员会可能会建议单位负责人和单位工作人员与图书馆人力资源工作人员会面，讨论和解决单位内持续存在的挑战。
- 评估总结-提供评估委员会的全面评估和印象
- 附录至少应包括之前的单元负责人期望文件、调查中可能的汇总数据以及外部推荐人问题列表(以单独的pdf格式提交)。
2016年2月11日创建，2016年5月10日修订，2021年6月修订。再次修订并由欧盟委员会于2021年10月4日批准。