大学图书馆各委员会的会议应向观察员开放，以鼓励与对某一委员会工作感兴趣的人士进行交流。虽然欢迎观察员参加任何公开会议，但要求观察员不得以任何可能妨碍委员会工作的方式参加会议。观察员应认识到，委员会主席没有义务向观察员介绍委员会审议的事项，也没有义务回答观察员的问题，也没有义务让观察员参与委员会的讨论。但是，如果委员会主席邀请观察员参加讨论。
当一个委员会在执行会议上讨论有关人事或敏感政策问题时，不允许观察员参加。如果某个问题需要进行保密讨论，委员会主席可以在会议之前或会议期间的任何时间要求委员会在执行会议上开会。执行委员会、教员评审委员会和晋升及终身教职顾问委员会的工作主要处理机密问题。因此，这三个委员会的会议总是在执行会议上举行。