图书馆资助研究、指导和其他活动的补助金、合同和协议政策

万博体育maxbetx伊利诺伊大学香槟分校图书馆生效日期:2016年10月3日

由:图书馆行政委员会发行

标题:资助研究、指导和其他活动的补助金、合同和协议
业主(单位及分单位或职位): 研究办公室	原批准日期: 3/01/00	修订日期: 3/15/04;修订10/3/2016
批准: 图书馆执行委员会;行政委员会	检查周期: 2年。：next review 10/18

图书馆资助研究、指导和其他活动的补助金、合同和协议政策
一、范围和目的：
图书馆教师和学术专业人员有资格提交外部赞助补助金、协议或合同的提案，以支持研究、教学或其他活动。本政策概述了与外部赞助者的赞助补助金、合同和协议合作的要求。该政策涵盖了所有资助研究、教学和其他涉及大学图书馆教师和专业人员的活动的补助金、合同和协议，而这些活动涉及大学图书馆的资源(财政、人力和设施)，无论资金来源如何。它包括任何建议或协议，无论个人是首席研究员(P.I.)还是来自其他大学部门或机构的项目参与者。它还阐明了在图书馆进行赞助研究的指导方针，图书馆既是学术单位，也是支持校园社区的业务服务单位。这些指导方针旨在支持首席研究员(PI)成功地完成拟议的研究，有效地管理资助资金。图书馆的业务服务和人力资源(BSHR)部门支持许多奖助金，PI在这些指导方针下的工作是至关重要的，以有效利用BSHR和其他支持奖助金的图书馆资源。

2资助计划的制定、审查和提交:

一个。下列建议、合同或协议必须在大学图书馆馆长和/或大学研究助理图书馆馆长提交之前获得批准：

i.源自图书馆的提案、合同或协议
2涉及图书馆人员或资源的其他校园单位的提案、合同或协议。
3涉及图书馆人员或资源的校外机构的提案。
b。如果一项提案或协议涉及个人单位以外的领域，私人侦探必须与活动可能受到影响的图书馆单位协商(例如，保存、信息技术、馆藏)。
c。在制定或谈判补助金或合同时，私人侦探应广泛征求图书馆内外的意见，以确保所提议的研究清晰明了，提案成功。图书馆提供支持用于准备拨款建议。
d。提案由赞助项目办公室(OSP)代表校园提交，经过图书馆内部审查和批准。在提案提交之前，OSP对提案的审查将检查提案是否符合监管、财务和其他独特的资助者要求。OSP将确保大学授权官员的签名，这是提交给外部赞助商的每一项提案所必需的。

e。在提案、合同或协议可以提交给外部发起人之前，PI必须为内部审查共享工作范围、叙述、预算和附带信息，包括发起人/机构提案征集(CFP)。负责图书馆内部审查的个人包括负责研究的大学助理图书馆员和负责商业运营的助理院长或指定人员。

3成本分担承诺:

大多数提案要求个人和图书馆的其他部门以及其他校园单位分担图书馆资源的成本——现金、人员或其他资源。为了记录现金和非人员承诺，BSHR的研究行政经理将要求图书馆每个涉及的单位负责人在提交拨款建议之前完成一份资源承诺协议。研究行政经理注意到任何人员成本分担承诺，并在授予补助金后将其输入校园活动报告系统。研究行政经理根据需要定期跟踪和报告对赞助者的财务和人事费用分担承诺。

4通知:

PI负责通知已作出潜在成本分担承诺的单位和个人一周内关于资助是否已授予的赞助人通知。当一个提案被授予或拒绝时，PI将通知相关的个人和单位，以及BSHR的研究管理经理或指定人员和研究AUL。

V。报告:

资助赞助人需要定期报告。PI负责准备赠款进展的叙述报告，以满足赞助人的定期报告要求。BSHR的研究管理经理与PI协商准备相关的财务报告。研究联盟在定期报告提交前对其进行审查。研究管理经理代表PI向OSP和资助发起人提交所有报告。
项目主任及项目小组定期与研究小组主任及研究行政经理会面，检讨项目进展及资源分配情况。

6变更及修订:

项目工作计划和预算的拟议变更，以及延期，必须由P.I.提交给研究AUL和研究行政经理。更改由图书馆/OSP提交给奖助金发起人。PI不直接向担保人提交变更或延期请求。

7机构成本回收基金的分配:

大多数联邦和州机构拨款产生机构成本回收(ICR)基金。PI无需事先获得大学图书馆馆长和商业服务和人力资源运营助理院长的批准，就可以根据图书馆的指导方针使用这些资金只有政策．在拨款的第一年，BSHR为PI设立一个ICR帐户，并每年通知PI已存入该帐户的ICR金额。ICR赠款资金的分配方式如下:

45%给学院(图书馆)
55%到校园

8补助金回填基金的用途:

PI必须与他们的单位主管合作(如果是单位负责人或主管，则与相关的AUL合作，如果是AUL，则与大学图书馆员合作)，制定一项计划，为永久或现有人员分配赠款资金，以支持个人通常在她/他的角色中执行的活动的部分或全部资金或“回填”。当协商奖励时，PI和主管一起确定回填分配的数量，将支持的责任，以及如何分配回填。PI会制定一份书面的回填计划，并由PI、主管、图书馆人力资源、图书馆业务办公室和研究AUL进行审查和批准。根据需要，与主管PI、研究管理经理和研究AUL一起定期审查回填计划。在进行任何人员变动或用于回填的资金金额超过5%的变动之前，PI必须与主管协商。

9人员:
一个。适当的员工类型:小时工、研究生助理、学术专业人员和访问教师是补助金的适当员工类别。
b。福利的使用:p.i.负责确保所有项目员工在终止补助金前充分利用他们的累积福利。以补助金设立的职位不得采用公务员职位分类。
c。PI负责作出安排，支持休假或离开大学(FMLA，或其他休假)的补助金工作人员所做的工作。这包括通知研究AUL和商业运营助理院长或指定人员。
休假:PI负责与项目人员确定预期的休假，以及如果个人在休假期间不参与补助金，则PI负责确定任何必要的计划，以覆盖个人在休假期间的补助金责任。

本指令符合商业和金融服务办公室政策和程序手册，第16.1.5节赞助项目管理。

授予生命周期操作

行动	时间框架	负责任的
由研究部(由大学图书馆员指定)和负责商业运营的助理院长或指定人员审查提案叙述、预算和其他承诺。3天内回复PI。	截止日期前10天。	首席研究员(PI)，研究AUL，研究管理经理或指定人员。
最后的建议，连同预算，将会提供给大学图书馆馆长和副图书馆馆长进行研究，以及其他适当的人员，以供最终审查和批准。	截止日期前5个工作日。	π
经审查/批准后，由研究行政经理或指定人员提交OSP进行最终审查和批准。	提交截止日期前4天	研究AUL，研究管理经理或指定人员。
P.I.通知重新:接受或拒绝-大学图书馆员，研究AUL，商业运营助理院长或指定人员。	主办单位通知得奖后一周内。	π
进度和预算分配审查:PI和项目团队，大学研究助理图书馆员，商业运营助理院长或指定人员。	从资助开始到项目结束，每季度一次。	PI，项目团队，研究管理经理或指定人员，研究AUL。
预算审查-确定无成本扩展的需求:PI，大学研究助理图书馆员，研究管理经理或指定人员。	项目结束前6个月。	PI，项目团队，研究管理经理或指定人员，研究AUL

校园资源:
商业和金融服务办公室。政策和程序。第16节:资助和研究合同．第16.1.5节资助项目管理。
赞助项目办公室(OSP)。准备和提交建议书．
商业和金融服务办公室:赠款和赞助项目．
商业和金融服务办公室:联邦和州机构赞助链接．

行政会议批准3/1/00;修订3/15/04;修订10/3/2016